|
1
|
Apa itu POS CLAIM?
|
POS CLAIM adalah sebuah aplikasi berbasis web untuk mengelola proses pengajuan claim Tuntutan Ganti Rugi (TGR) atas kiriman yang mengalami keterlambatan, kerusakan, maupun kehilangan.
Ruang Lingkup kiriman meliputi kiriman Domestik dan kiriman Internasional, termasuk untuk kiriman yang dikenakan asuransi, maupun kiriman yang non-asuransi.
Selain itu, POS CLAIM juga mengelola proses pengajuan claim Refund (Pengembalian Uang) ongkos kirim dari kiriman yang dibatalkan oleh si Pengirim.
|
Sekilas POS CLAIM
|
|
2
|
Tuntutan Ganti Rugi (TGR) Kiriman Asuransi
|
Tuntutan Ganti Rugi (TGR) merupakan hak pengirim untuk mendapatkan kompensasi atas terjadinya:
- Keterlambatan
- Kerusakan
- Kehilangan
dari kiriman yang memiliki HTNB atau Asuransi saat diposkan di Loket Kantor Pos.
Proses pengajuan dimulai dari KC atau KCU dimana kiriman diposkan oleh si Pengirim, tanpa melalui Regional dan Kantor Pusat, tapi langsung ke Mitra Asuransi.
Apabila pengajuan di KC, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Supervisor Pelayanan KC, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Supervisor Keuangan, lalu Propose ke Executive Manager (EM) KC. Setelah diterima oleh EM KC, lalu melakukan Propose ke Mitra Asuransi terkait.
Sedangkan jika pengajuan di KCU, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Manajer Pelayanan KCU, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Manajer Keuangan KCU, lalu Propose ke Deputi Executive General Manager (EGM) KCU, yang dilanjutkan dengan Propose ke EGM KCU, dan setelah diterima oleh EGM KCU, akan melakukan Propose ke Mitra Asuransi terkait.
Setelah proses di level KC/KCU selesai, maka alur proses berlanjut ke Mitra Asuransi yang akan menerima Claim, lalu memeriksa dan melakukan Approval. Claim yang sudah disetujui selanjutnya akan diproses oleh Mitra Asuransi, dan jika semuanya sudah memenuhi syarat, akan melakukan proses Clearing atau mentransfer dana ke KC atau KCU terkait.
KC atau KCU terkait akan melihat informasi perihal adanya Clearing tadi, di Dashboard masing-masing. Selanjutnya KCU atau KCU akan melakukan pembayaran kepada si Pengirim. Setelah proses pembayaran dilakukan, maka Supervisor Pelayanan KC atau Manajer Pelayanan KCU melakukan Update Status di POS CLAIM, bahwa Claim sudah dibayarkan, dengan mengisi Tanggal Bayar dan Nominal Bayar.
|
Sekilas POS CLAIM
|
|
3
|
Dashboard Claim
|
Di halaman ini Anda dapat mengetahui dengan cepat berapa jumlah pengajuan Claim yang sesuai dengan event Status terakhir saat itu.
Tergantung level pengguna yang digunakan, informasi di halaman Dashboard bisa berbeda antara satu petugas dengan petugas lain.
Secara fungsi, informasi di Dashboard terbagi atas beberapa Status:
1. Entry Claim
2. Submit Claim
3. Propose Claim
4. Receive Claim
5. Return Claim
6. Correction Claim
7. Reject Claim
8. Approve Claim
9. Clearing Claim
10. Pay Claim
|
Dashboard Claim
|
|
4
|
Tuntutan Ganti Rugi (TGR) Kiriman Non-Asuransi
|
Tuntutan Ganti Rugi (TGR) merupakan hak pengirim untuk mendapatkan kompensasi atas terjadinya:
- Keterlambatan
- Kerusakan
- Kehilangan
dari Kiriman yang tidak memiliki HTNB atau tidak dikenakan Asuransi saat diposkan di Loket Kantor Pos.
Proses pengajuan Claim dimulai dari KC/KCU, lanjut ke Regional, sampai dengan Kantor Pusat.
Proses pengajuan dimulai dari KC atau KCU dimana kiriman diposkan oleh si Pengirim.
Apabila pengajuan di KC, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Supervisor Pelayanan KC, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Supervisor Keuangan, lalu Propose ke Executive Manager (EM) KC, dan setelah diterima oleh EM KC, selanjutnya melakukan Propose ke SM Regional.
Sedangkan jika pengajuan di KCU, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Manajer Pelayanan KCU, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Manajer Keuangan KCU, lalu Propose ke Deputi EGM KCU, dan setelah diterima oleh Deputi EGM KCU, dilanjutkan dengan Propose ke EGM KCU, dan setelah diterima oleh EGM KCU, akan melakukan Propose ke SM Regional.
Setelah proses di level KC/KCU selesai, maka alur proses berlanjut ke Kantor Regional, yang diawali dengan penerimaan oleh SM Regional, memeriksa kelengkapan naskah lalu membuatkan Proposal, kemudian melakukan update status Propose ke Deputi OVP Regional. Setelah diterima oleh Deputi OVP Regional, selanjutnya melakukan Propose ke EVP Regional, dan setelah diterima oleh EVP Regional, maka melakukan Propose ke Pemegang Anggaran (PA) atau Penanggung Jawab Anggaran (PJA) terkait.
Kemudian proses selanjutnya diterima oleh PA/PJA (Subdit IPS (International Postal Service) untuk Kiriman Internasional, atau Subdit FMFTS (Fronting Management and Financial Transaction Service) untuk Kiriman Domestik). Selanjutnya oleh PA/PJA membuatkan NPP dan melakukan Propose Claim ke Bagian SAP Kantor Pusat. Setelah diterima oleh Bagian SAP Kantor Pusat, maka membuatkan Covernote, dan melakukan Propose Claim ke Bagian Treasury.
Selanjutnya, setelah diterima di bagian Treasury, maka melakukan proses Clearing ke KC atau KCU yang terkait, dan KC atau KCU yang bertalian akan mendapatkan notifikasi di Dashboard bahwa Claim sudah di-clearing dan siap untuk dibayarkan.
Ketika proses pembayaran Claim kepada Pelanggan telah selesai dilakukan oleh Supervisor Pelayanan KC atau oleh Manajer Pelayanan KCU, maka wajib melakukan update status Bayar Claim di aplikasi web POS CLAIM, sehingga dapat diketahui berapa hari dibutuhkan mulai dari proses pengajuan sampai dengan pembayaran kepada si Pemohon.
Apabila Kiriman dikenakan Asuransi saat pengiriman di loket, maka proses Claim tidak melibatkan Regional dan Kantor Pusat, tapi dari KC/KCU langsung ke Mitra Asuransi terkait.
|
Sekilas POS CLAIM
|
|
5
|
Entry Claim
|
Jumlah pengajuan Claim yang sudah dientri oleh Supervisor Pelayanan KC atau Manajer Pelayanan KCU, tapi belum di-Submit. Klik tulisan More Info untuk melihat data rincian Claim tersebut.
Setelah itu Anda akan diarahkan ke menu Master Claim yang menampilkan data Claim dengan status Entry Claim.
|
Dashboard Claim
|
|
6
|
Refund
|
Refund adalah pengembalian ongkos kirim kepada Pengirim apabila karena satu dan lain hal, kiriman tidak jadi dikirimkan.
Proses pengajuan Claim dimulai dari KC/KCU, lanjut ke Regional, sampai dengan Kantor Pusat.
Proses pengajuan dimulai dari KC atau KCU dimana kiriman diposkan oleh si Pengirim.
Apabila pengajuan di KC, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Supervisor Pelayanan KC, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Supervisor Keuangan, lalu Propose ke Executive Manager (EM) KC, dan setelah diterima oleh EM KC, selanjutnya melakukan Propose ke SM Regional.
Sedangkan jika pengajuan di KCU, proses dimulai dari Entri Pengajuan Claim oleh Manajer Pelayanan KCU, dilanjutkan Submit Claim, kemudian diterima oleh Manajer Keuangan KCU, lalu Propose ke Deputi EGM KCU, dan setelah diterima oleh Deputi EGM KCU, dilanjutkan dengan Propose ke EGM KCU, dan setelah diterima oleh EGM KCU, akan melakukan Propose ke SM Regional.
Setelah proses di level KC/KCU selesai, maka alur proses berlanjut ke Kantor Regional, yang diawali dengan penerimaan oleh SM Regional, memeriksa kelengkapan naskah lalu membuatkan Proposal, kemudian melakukan update status Propose ke Deputi OVP Regional. Setelah diterima oleh Deputi OVP Regional, selanjutnya melakukan Propose ke EVP Regional, dan setelah diterima oleh EVP Regional, maka melakukan Propose ke Pemegang Anggaran (PA) atau Penanggung Jawab Anggaran (PJA) terkait.
Kemudian proses selanjutnya diterima oleh PA/PJA (Subdit IPS (International Postal Service) untuk Kiriman Internasional, atau Subdit FMFTS (Fronting Management and Financial Transaction Service) untuk Kiriman Domestik). Selanjutnya oleh PA/PJA membuatkan NPP dan melakukan Propose Claim ke Bagian SAP Kantor Pusat. Setelah diterima oleh Bagian SAP Kantor Pusat, maka membuatkan Covernote, dan melakukan Propose Claim ke Bagian Treasury.
Selanjutnya, setelah diterima di bagian Treasury, maka melakukan proses Clearing ke KC atau KCU yang terkait, dan KC atau KCU yang bertalian akan mendapatkan notifikasi di Dashboard bahwa Claim sudah di-clearing dan siap untuk dibayarkan.
Ketika proses pembayaran Claim kepada Pelanggan telah selesai dilakukan oleh Supervisor Pelayanan KC atau oleh Manajer Pelayanan KCU, maka wajib melakukan update status Bayar Claim di aplikasi web POS CLAIM, sehingga dapat diketahui berapa hari dibutuhkan mulai dari proses pengajuan sampai dengan pembayaran kepada si Pemohon.
|
Sekilas POS CLAIM
|
|
8
|
Master Claim
|
Melalui menu ini, Anda dapat menampilkan data rincian Claim. Anda juga dapat mencari berdasarkan satu dan atau beberapa kriteria pencarian.
Klik tombol Tambah Pengajuan Claim jika ingin membuat pengajuan Claim baru.
Klik icon kaca pembesar di sebelah kiri data Claim, untuk menampilkan detail data Claim yang bertalian.
Klik tombol dengan icon Pensil di sebelah kiri data Claim, untuk melakukan Update Status Claim.
|
Master Claim
|
|
9
|
Laporan Aging Claim TGR Non-Asuransi
|
Berisi laporan aging (dalam satuan hari), untuk beberapa alur proses sebagai berikut:
- Aging KC/KCU To Regional
- Aging Regional To SAP
- Aging SAP To Clearing
- Aging KC/KCU To Payment
|
Laporan
|
|
10
|
Laporan Aging Claim TGR Asuransi
|
Berisi laporan aging (dalam satuan hari) untuk TGR Kiriman yang dikenakan Asuransi, untuk beberapa alur proses sebagai berikut:
- Aging KC/KCU To Asuransi
- Aging KC/KCU to Payment
|
Laporan
|
|
11
|
Laporan Aging Claim Refund
|
Berisi laporan aging proses Refund ongkos kirim, untuk beberapa alur proses sebagai berikut:
- Aging KC/KCU To Regional
- Aging Regional To SAP
- Aging SAP To Clearing
- Aging KC/KCU To Payment
|
Laporan
|
